مدیریت اسناد، که اغلب به عنوان سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) شناخته می‌شود، استفاده از سیستم و نرم‌افزار رایانه‌ای برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی و تصاویر الکترونیکی از اطلاعات مبتنی بر کاغذ است که از طریق استفاده از اسکنر اسناد گرفته شده است.

مدیریت اسناد نحوه ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی سازمان شما است. بر اساس ISO 12651-2، یک سند "اطلاعات یا شیء ثبت شده ای است که می تواند به عنوان یک واحد در نظر گرفته شود." در حالی که این کمی پیچیده به نظر می رسد، به سادگی چیزی است که شما سال ها برای ایجاد، توزیع و استفاده از آن استفاده کرده اید.

حال می‌توانیم مدیریت اسناد را نرم‌افزاری تعریف کنیم که اسناد را در سراسر یک سازمان کنترل و سازماندهی می‌کند. این شامل ضبط اسناد و محتوا، گردش کار، مخازن اسناد، سیستم های COLD/ERM و خروجی و سیستم های بازیابی اطلاعات است. همچنین، فرآیندهای مورد استفاده برای ردیابی، ذخیره و کنترل اسناد.

مدیریت اسناد یکی از فن‌آوری‌های پیشرو برای مدیریت محتوا است، و مدت‌ها قبل تنها به صورت مستقل مانند تصویربرداری، گردش کار و بایگانی برادران آن در دسترس نبود. برخی از اساسی ترین عملکردها را برای مدیریت محتوا فراهم می کند، کنترل ها و قابلیت های مدیریتی را بر روی اسناد "گنگ" تحمیل می کند. این باعث می شود وقتی اسنادی دارید و نیاز به استفاده از آنها دارید، بتوانید این کار را انجام دهید. برخی از ویژگی های کلیدی در مدیریت اسناد عبارتند از:

ورود/خروج و قفل کردن، برای هماهنگ کردن ویرایش همزمان یک سند، به طوری که تغییرات یک نفر روی دیگری بازنویسی نکند.

کنترل نسخه، بنابراین می توان برگه هایی را در مورد چگونگی ایجاد سند فعلی و تفاوت آن با نسخه های قبلی نگه داشت. دنباله حسابرسی، برای اجازه بازسازی افرادی که چه کارهایی را با یک سند در طول عمر آن در سیستم انجام داده اند.

سامانه مدیریت مستندات در نهایت به میزان کمی در مدیریت محتوا قرار گرفت زیرا امروزه اطلاعات بیشتری نسبت به قبل در دسترس ما است و بیشتر آن توسط ما ایجاد نمی شود. به لطف جریان اصلی طیف گسترده ای از منابع مانند وب، درایوهای انگشت شست، تلفن های هوشمند و غیره، نیاز به مقابله با انواع اطلاعات تسریع شده است: نه فقط از نظر انواع رسانه های بیشتر مانند متن در مقابل تصویر در مقابل صدا.